Z dniem 15 marca 2018 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące zasad przekazywania dokumentów finansowych do KRS. Ich złożenie obecnie może następować wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości. Tego samego dnia na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości został udostępniony nowy portal służący do bezpłatnego zgłoszenia sprawozdania finansowego i innych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych (system dostępny jest pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/). Z chwilą złożenia dokumentów finansowych do KRS takie repozytorium będzie tworzone dla danego podmiotu.
Nowe zasady dotyczą także trybu informowania sądu rejestrowego o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Stosowne oświadczenie składają spółki jawne i partnerskie, o ile zgodnie z przepisami nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i nie czynią tego dobrowolnie. Nowy system umożliwia również złożenie zgłoszenia dotyczącego takiej informacji.
Co ważne, do 30 września 2018 r. przekazywanie dokumentów finansowych do KRS drogą elektroniczną może następować w uproszczony sposób. Do zgłoszenia (wniosku) można bowiem dołączyć kopie dokumentów finansowych podpisane kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Ministerstwo Sprawiedliwości w piśmie z dnia 28 lutego 2018 r. (stanowiącym odpowiedź na pytania naszego Wydawnictwa) wyjaśniło, że system teleinformatyczny będzie przyjmował elektroniczne kopie dokumentów finansowych sporządzonych i podpisanych (źródłowo) w postaci papierowej (skany). Skany stanowić będą załączniki do zgłoszenia (wniosku) składanego w nowym trybie (tj. zgodnie z art. 19e ust. 1 albo ust. 7 ustawy o KRS).
W przypadku niemożności skorzystania z drogi zgłoszenia dokumentów finansowych w nowym trybie (np. brak PESEL) dokumenty sprawozdawcze będą mogły zostać złożone wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS - sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Wniosek ten na zasadach ogólnych zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy. W tym przypadku będą pobierane opłaty za przyjęcie dokumentów i ogłoszenie w MSiG (łącznie 140 zł).